Fjernarbejde Tjekliste

Angiv tydeligt de tidspunkter, hvor dine medarbejdere forventes at arbejde.

Hvorfor er det vigtigt at angive arbejdstid?

Medarbejdere såvel som arbejdsgivere bør være opmærksomme på det. Hvis folk ikke er opmærksomme på deres kontortid, kan det føre til problemer med produktivitet og effektivitet.

Hvordan angiver du arbejdstiden?

Spørg medarbejderne, hvad der er det mest bekvemme tidspunkt for dem at udføre deres arbejde på. Beslut, hvad der er bedst for dit team, om det enten er fastsatte arbejdstider eller fleksible tidsplaner.

Hvilke værktøjer hjælper med at angive din arbejdstid?

Tidsstyringsværktøjer som Trello eller Toggl osv.

Sørg for, at dine medarbejdere forstår deres ansvar. Sørg for, at du ikke mikromanagerer, da dette kun vil føre til frustration og mindre produktivitet.

Hvorfor er det vigtigt at skabe klare ansvarsområder og forventninger?

Jo mere klart alle forstår deres pligter og forventninger, jo mere produktiv vil arbejdspladsen være. Arbejdsgivere vil være i stand til at holde arbejderne ansvarlige for deres handlinger, mens medarbejderne vil føle, at de har en stemme.

Hvordan opretter man klare ansvar og forventninger?

Skab stillingsbeskrivelser, der beskriver hver stillings ansvar, og sørg for at opdatere disse efter behov. Informer dit personale, hvis der opstår potentielle ændringer.

Hvilke værktøjer skal bruges til dette trin?

Samarbejdsværktøjer som Trello, Asana eller Basecamp skaber specifikke opgaver for medarbejderne og sporer deres fremskridt, eller du kan også overveje at implementere en Checklist App.

Indfør en klar politik for fjernarbejde, der omhandler helligdage, pauser, ferier og sygedage.

Hvorfor er det vigtigt at implementere politikker om ferie?

Arbejdsgivere skal håndtere fravær, for at arbejdet kan fortsætte, mens medarbejderne skal vide, hvad der er acceptabelt med hensyn til ferie.

Hvordan lægger jeg regler for ferie?

Det er bedst at tillade mindst et par dages ferie, nogle betalte og andre ulønnede afhængigt af den specifikke politik for hver enkelt medarbejder. Nogle arbejdsgivere tillader endda ubegrænset ferietid, men det kræver normalt tillid fra begge parter og forpligtelse til at arbejde ansvarligt uden opsyn. Bed personalet om at anmode om deres fridage så langt i forvejen som muligt.

Hvilke værktøjer skal du bruge med hensyn til ferie?

Brug Google Docs eller Sheets til at oprette en fil, hvor alle kan anmode om fridage, tilføje noter og se eventuelle ændringer i realtid.

Planlæg hvor ofte, hvor og hvornår møder skal afholdes.

Hvorfor er det vigtigt at arrangere møder på forhånd?

Møder skal være praktiske og effektive, hvis du skal holde dem regelmæssigt. På den måde kan alle bevarer fokus uden at spilde tid.

Hvordan arrangerer man møder på forhånd?

Du bør oprette et regelmæssigt møde for teamopdateringer. For eksempel hver fredag ​​morgen eller onsdag eftermiddag. Du kan også arrangere ad hoc-møder, når noget skal diskuteres med det samme.

Hvilke værktøjer hjælper med at arrangere møder på forhånd?

Slack, LiveWebinar, Zoom eller Google Hangouts er alle gode videokommunikationsværktøjer.

Kommunikation er nøglen til ethvert remote team. Etabler kommunikationsretningslinjerne, og sørg for, at alle følger dem.

Hvorfor er det vigtigt at strømline kommunikationen?

Tingene kan hurtigt blive kaotiske, hvis du ikke har en kommunikationsplan på plads. For at holde alle opdateret er det nødvendigt at etablere en måde, hvorpå folk kan kommunikere effektivt og hurtigt.

Hvordan strømlines kommunikationen?

Det er vigtigt at have en måde at spore projekternes fremskridt på, så du kan afgøre, om nogen halter bagud. Desuden er det nyttigt at se, hvad teamet laver fra dag til dag.

For at strømline kommunikationen med kunder skal du bruge billetteringssoftware, såsom LiveAgent. Dine e-mails, chats, opkald, omtaler på sociale medier og beskeder fra andre kanaler vil alle ende i én universal indbakke. Dette gør kommunikationen nemmere og resulterer i højere kundetilfredshedsniveauer.

Hvilke værktøjer skal bruges til at strømline kommunikation?

• Teamkommunikation – værktøjer som Asana eller Basecamp er nyttige, men kun hvis alle bruger dem konsekvent.
• Kommunikation med kunder – alt-i-en helpdesk-software såsom LiveAgent (det er gratis at prøve!).

For at alle skal være på bølgelængde og bevæge sig i samme retning, har hvert team brug for et sæt fælles værdier og mål.

Hvorfor er det vigtigt, at have orden på virksomhedskulturen?

Virksomhedens retningslinjer vil hjælpe med at tiltrække fremtidige medarbejdere, men de er også afgørende for medarbejderfastholdelse. Medarbejdere, der føler, at de er en del af et team, og hvis værdier stemmer overens med organisationens, er mere tilbøjelige til at blive i virksomheden.

Hvordan tager man vare af virksomhedskulturen?

Opret en liste over kerneværdier, og sørg for, at alle forstår dem. Desuden kan en virksomhedshåndbog fastlægge virksomhedens forventninger og politikker.

Hvilke værktøjer hjælper med at tage vare på virksomhedskulturen?

Du kan oprette et Google Docs-dokument eller lave en kort video/præsentation om din virksomheds kerneværdier.

Bekræft, at dine medarbejdere har produktive arbejdsmiljøer, før de begynder på fjernarbejde.

Hvorfor er det vigtigt at tjekke dine medarbejderes eksterne arbejdsmiljø?

Ikke alle har ideelle betingelser for at arbejde hjemmefra. Hvis du ønsker, at dit personale skal fokusere på deres arbejde, skal de have de ressourcer og værktøjer, de har brug for.

Hvordan tjekker du dine medarbejderes eksterne arbejdsmiljø?

Hvis muligt så leje en fysisk arbejdsplads i deres område (f.eks. et coworking-rum). Hvis ikke, så prøv at give dem bedre arbejdsforhold derhjemme ved at levere noget udstyr (stole, skriveborde osv.).

Hvilke værktøjer skal du bruge til at tjekke dine medarbejderes eksterne arbejdsmiljø?

For at finde ud af, om nogen mangler et passende fjernmiljø, kan du undersøge dem via Google Forms.

Når dit team begynder at arbejde eksternt, er det vigtigt at have en plan for onboarding af nye medarbejdere.

Hvis du ikke har en onboarding-plan, kan det være udfordrende at få nye medarbejdere hurtigt i gang.

Hvordan planlægger man remote onboarding?

Planlæg videomøder og træningssessioner, så dine medarbejdere hurtigt bliver fortrolige med det nye system. Lav håndbøger, som hver medarbejder kan læse, så de kan sætte sig ind i virksomhedens retningslinjer.

Hvilke værktøjer skal bruges til at planlægge remote onboarding?

Du kan bruge LiveWebinar til online træningssessioner. Opret håndbøger i Google Docs/Sheets.

For at være produktive har fjernmedarbejdere brug for passende værktøjer, såsom en computer med alle de programmer, de har brug for.

Hvorfor er det vigtigt at sikre sig, at dine medarbejdere har de nødvendige enheder?

Hvis dine fjernmedarbejdere ikke har de rigtige personlige enheder eller værktøjer, vil det være svært for dem at fuldføre deres arbejde.

Hvordan sikrer du dig, at dine medarbejdere har de nødvendige enheder?

Sikre dig, at dine medarbejdere har de rigtige værktøjer og enheder.

Hvilke værktøjer skal du bruge for at sikre, at dine medarbejdere har de nødvendige enheder?

Du kan oprette en liste over krav til fjernarbejde i Google Docs/Sheets. Overvej at investere i teknologi som cloud storage (f.eks. Dropbox) og fildeling (Google Drive).

En pålidelig internetforbindelse er et must for fjernmedarbejdere.

Hvorfor er det vigtigt at give adgang til internettet?

Hvis en medarbejders internet holder op med at fungere i blot et par minutter, kan det få betydelige konsekvenser. Tjek, at de ikke oplever forbindelsesproblemer, når de arbejder eksternt.

Hvordan giver man alle adgang til internettet?

Tjek alles internethastigheder regelmæssigt. Hvis der er problemer, skal du kontakte tjenesteudbyderen og få dem løst så hurtigt som muligt.

Hvilke værktøjer skal bruges til at give alle adgang til internettet?

Pingdom giver dig mulighed for at overvåge internetforbindelsen fra hvor som helst i verden.

Sørg for, at dine medarbejdere har adgang til teknisk support, hvis noget ikke fungerer korrekt.

Hvorfor er det vigtigt at yde teknisk support?

Hvis dine fjernmedarbejdere ikke har adgang til teknisk support, kan de blive frustrerede og se det som en hindring, der forhindrer dem i at få deres arbejde udført.

Hvordan yder man teknisk support?

Giv dine medarbejdere en liste over supportkontakter, herunder en e-mailadresse og telefonnummer osv.

Hvilke værktøjer skal man bruge for at yde teknisk support?

Du kan oprette et dokument (f.eks. i Google Docs), der beskriver den tekniske supportproces og give alle i dit team adgang til det. Overvej at investere i software, der giver dine medarbejdere adgang til support 24 timer i døgnet.

Dine fjernmedarbejdere skal vide, hvad deres sikkerhedsforpligtelser er.

Hvorfor er det vigtigt at fastsætte sikkerhedsforpligtelser?

Sikkerheden for dine medarbejdere bør altid være en topprioritet. Dit personale skal være opmærksomme på farerne ved at arbejde hjemmefra og forstå virksomhedens sikkerhedspolitikker.

Hvordan fastsætter man sikkerhedsforpligtelser?

Klart gøre rede for, hvad der skal dækkes på deres side, og hvilke sikkerhedselementer de skal fokusere på.

Hvilke værktøjer skal bruges til at fastsætte sikkerhedsforpligtelser?

Geofencing giver dig mulighed for at spore placeringen af ​​en medarbejders enhed og sætte grænser, som de ikke kan overskride. Ikke desto mindre er dette trin kun vigtigt, hvis din virksomhed har virkelig følsomme data, ellers bør du bare stole på dit personale – det kan betale sig.

Sørg for regelmæssige opdateringer til dit teams apps og enheder.

Hvorfor er det vigtigt at sørge for regelmæssige opdateringer?

Hvis dine fjernmedarbejdere ikke opdaterer deres enheder, kan de blive sårbare over for cyberangreb. Bekræft, at alle foretager regelmæssige opdateringer og ikke forsømmer dem.

Hvordan håndterer man regelmæssige opdateringer?

Opret et dokument, der indeholder en liste over nødvendige opdateringer, så alle har adgang til disse oplysninger.

Hvilke værktøjer hjælper med regelmæssige opdateringer?

Du bør overveje at investere i værktøjer som Microsoft AutoUpdate (for Windows) eller Mac OS X Update (for Apple-enheder), som giver dig mulighed for at opdatere alle dine medarbejderes software automatisk.

Du skal udpege områder, hvor dine medarbejdere har størst sandsynlighed for at støde på sikkerhedsproblemer.

Hvorfor er det vigtigt at identificere sikkerhedsrisici?

Hvis du ved, hvor farerne ligger, kan du gøre noget, der vil hjælpe med at afbøde dem. Identificer alle potentielle trusler, før de bliver et problem.

Hvordan identificerer man sikkerhedsrisici?

Overvej at oprette et sikkerhedsrisikokort, der skitserer de områder, hvor dine medarbejdere kan løbe ind i problemer.

Hvilke værktøjer skal bruges til at identificere sikkerhedsrisici?

Der er forskellige værktøjer, der identificerer sikkerhedsrisikoområder, herunder Geofencing, software til overvågning af sociale medier (som Mediatoolkit), og Google Alerts.

Hvis noget går galt, skal du sørge for en beredskabsplan og gøre dit arbejdsområde mere sikkert.

Hvorfor er det vigtigt, at have en beredskabsplan?

I tilfælde af en nødsituation kan dine fjernmedarbejdere gå i panik og gøre tingene værre. En beredskabsplan kan forhindre det.

Hvordan laver man en beredskabsplan?

Opret et dokument med en opgaveliste, der beskriver beredskabsplanen trin for trin.

Hvilke værktøjer hjælper dig med at lave en beredskabsplan?

Dem, dine medarbejdere bruger oftest, vil være dem, de er mest fortrolige med, og som sandsynligvis kan håndtere hurtigst.

Et af de største problemer med fjernarbejde er manglende evne til at kommunikere direkte med folk. Da fjernarbejdere måske tilbringer det meste af deres tid inden for deres egne fire vægge, er deres mentale sundhed afgørende.

Hvorfor er det vigtigt at bekymre sig om dine medarbejderes velbefindende?

Hvis en medarbejder begynder at kæmpe med deres mentale helbred, kan det have en massiv indvirkning på virksomhedens effektivitet.

Hvordan hjælper du med at tage vare på dine medarbejderes velbefindende?

Uanset om det har med arbejde at gøre eller ej, skal du sørge for, at alle har adgang til hjælp, hvis de har brug for det.

Hvilke værktøjer skal du bruge for at hjælpe med dine medarbejderes velbefindende?

Du kan foretage en anonym undersøgelse via Google Forms eller SurveyNuts.

Opfordr dine medarbejdere til at have afslappede chats med deres kolleger, også ikke-arbejdsrelaterede samtaler. Dette vil hjælpe dem til at føle sig mere forbundet med deres team og forhindre følelser af isolation.

Hvorfor er det vigtigt at lette afslappede chats med teamkammerater?

Hvis dine medarbejdere begynder at føle, at de er isolerede, kan det blive svært for dem at koncentrere sig og udføre deres arbejde.

Hvordan hjælper man med at få afslappede chats med teamkammerater?

Vær opmærksom på enhver mulighed for “fjernmøder”, ikke kun dem om arbejde, men også for at fejre medarbejdernes fødselsdage, for eksempel.

Hvilke værktøjer hjælper dig med at lette afslappede chats med teamkammerater?

Hvert webinar og meddelelsesværktøj (LiveWebinar, Zoom, Google Hangout osv.) vil virke her.

Det er meget mere udfordrende at lære en ny færdighed, når du har fjernarbejde, end det er på et kontor. Giv dine medarbejdere alternative muligheder og incitamenter til at lære nye færdigheder og muligheder for at forbedre sig selv. Giv dem adgang til teknologi, der hjælper dem med at gøre alle disse ting.

Hvorfor er det vigtigt at træne dine medarbejdere?

Hvis du lader dine medarbejdere forbedre sig, hjælper det dem til at se deres arbejde som en karriere, ikke blot et andet job. Tilskynd dem til at deltage i webinarer eller tage kurser relateret til deres professionelle interesser.

Hvordan giver du dine medarbejdere træningsmuligheder?

Overvej at tilbyde forskellige typer træning, såsom videoselvstudier, webinarer eller e-bøger. Du kan også støtte dine medarbejdere til at gennemføre kurser i deres eget tempo.

Hvilke værktøjer skal du bruge til at give dine medarbejdere træningsmuligheder?

Du kan bruge videokonferencesoftware som Skype eller Zoom til at gennemføre live træning eller platforme som Lynda.com og Coursera for at tilbyde onlinekurser.