Dåsebeskeder (Macros)

Hvad er dåsebeskeder?

Dåsebeskeder, også kendt som makroer, er forudbestemte tekstsvar. De er skrevet på forhånd og kan implementeres med et enkelt klik eller et tastetryk. De bruges typisk til at besvare ofte stillede spørgsmål.

Hvordan adskiller dåsebeskeder sig fra foruddefinerede svar?

På trods af deres lignende formål er dåsebeskeder og foruddefinerede svar to separate funktioner.

Foruddefinerede svar adskiller sig fra dåsebeskeder på tre måder:

• Dåsebeskeder kan kun gemme en kort tekstsekvens

• Når du opretter et foruddefineret svar, kan du definere emnet for en e-mail

• Foruddefinerede svar kan indeholde vedhæftede filer

Hvem bruger dåsebeskeder?

Dåsebeskeder bruges generelt af kundeservicemedarbejdere og repræsentanter for teknisk support. Sælgere og marketingfolk bruger dem også. Enhver, der ofte kommunikerer online og leder efter en hurtigere måde at svare på spørgsmål, kan dog drage fordel af at indarbejde dem i deres arbejdsgang.

Understøtter LiveAgent dåsebeskeder på alle kanaler?

LiveAgent-brugere kan besvare spørgsmål med dåsebeskeder på følgende kanaler:

• E-mail
• Live-chat

• Billetter indsendt via kundeportal

• Forummer
• Feedback og forslag
• Facebook Messenger
• Facebook posts
• Twitter
• Instagram
• Viber

Sådan opretter du dåsebeskeder

1. Log ind på LiveAgent.

2. Klik på Konfiguration (tandhjulsikon).

3. Klik på Automatisering.

4. Klik på dåsebeskeder.

5. Klik på Opret besked.

6. Lav din dåsebesked genkendelig ved at definere et søgeord. Når du har brug for meddelelsen, vil søgeordet gøre det lettere at finde. For eksempel, hvis din dåsebesked handler om din forsendelsespolitik, kan dit søgeord være ‘forsendelse’’

7. Indtast din dåsebesked.
8. Vælg, hvilke afdelinger og medarbejdere der vil kunne bruge den dåsebesked.
9. Klik påOpret./strong>

Sådan redigeres dåsebeskeder

1. Log ind på LiveAgent.

2. Klik på Konfiguration (tandhjulsikon).

3. Klik på Automatisering.

4. Klik på dåsebeskeder.

5. Klik på en eksisterende meddelelse.

6. Rediger meddelelsen efter din smag

7. Klik på Gem.

Sletter dåsebeskeder

1. Log ind på LiveAgent.

2. Klik på Konfiguration (tandhjulsikon).

3. Klik på Automatisering.

4. Klik på dåsebeskeder.

5. Find den besked, du vil slette.

6. Klik på ikonet Trash i højre side af meddelelsen.

7. Der vises en bekræftelsesdialog. Bekræft dit valg ved at klikke på Ja.

Eksempler på dåsebeskeder

LiveAgent giver dig mulighed for at oprette et ubegrænset antal dåsebeskeder.

Standard systemmeddelelser omfatter:

• Kan jeg hjælpe dig med noget andet?
• Kan du give mig din kontakt e-mail-adresse?
• Har du andre spørgsmål, jeg kan hjælpe dig med?
• Kontakt os gerne for mere information eller hjælp
• Hej, min kollega er ved at være færdig med deres vagt, så jeg overtager denne samtale. Giv mig et øjeblik for at sætte mig ind i det.
• Hav en god dag.
• Hvordan kan jeg hjælpe dig?
• Jeg beklager mine sene svar, men jeg har flere kunder online.
• Jeg vil gøre mit bedste for at hjælpe dig.
• Jeg vil lukke denne chat; kontakt os venligst igen, hvis du har andre spørgsmål. Mange tak.
• Hvis du har andre spørgsmål, så skal du bare sige til.
• Tak for din forståelse.
• Det var så lidt.

Herfra kan du hoppe fra punkt (især for live chat samtaler). Du kan oprette et ubegrænset antal tilpassede meddelelser, der er bedre egnet til e-mail, sociale medier, messaging-apps eller videnbaserede svar.

Hvilke slags dåsebeskeder skal jeg oprette?

Dåsebeskeder er der for at hjælpe dig. De skal være et værktøj, der gør kommunikation let. Derfor, for at afgøre, hvilke typer beskeder du skal oprette, skal du overveje hvilke slags spørgsmål og forespørgsler, du besvarer dagligt.

Hvis du ikke kan komme på de mest almindelige spørgsmål, kan du kigge igennem din help desk software. Tjek tidligere live chat, e-mail, sociale medier og vidensbase-billetter for at afgøre, hvilke sætninger der vil være de mest nyttige at tilføje til din dåsebeskedliste.

Når du opretter dine meddelelser, skal du sørge for at give hvert svar et relevant søgeord, så det er lettere at finde, når din liste bliver for lang til at vise alle tilgængelige meddelelser.

Hvordan kan du drage fordel af at implementere dåsebeskeder i din arbejdsgang?

Dåsebeskeder er gavnlige for både kunder og medarbejdere. De kan øge tilfredshed, rentabilitet og produktivitet.

Hurtigere svartider og større kundetilfredshed

Takket være dåsebeskeder kan dine kunder modtage svar på deres forespørgsler på få sekunder. Hvis du tilbyder hurtig og effektiv service skiller din virksomhed sig ud og sikrer loyale og tilfredse kunder.

Forbedret medarbejder-effektivitet

Dåsebeskeder gør det muligt for supportmedarbejdere at løse flere forespørgsler på kortere tid. Lad os f.eks. sige, at den gennemsnitlige medarbejder kan besvare ti billetter i timen. Med dåsebeskeder føjet til blandingen, bør de svare på endnu flere forespørgsler, da mængden af indtastning, reduceres betydeligt.

Medarbejdere er mindre tilbøjelige til at blive udbrændte

At besvare kundespørgsmål på individuelt grundlag er altid værdsat, men alligevel ikke særlig effektivt. At skrive det samme svar gentagne gange er ikke kun kedeligt, men det kan også forårsage træthed.

De fleste kundesupportmedarbejdere ønsker at føle, at deres job betyder noget og gør en forskel. Ved at skrive det samme svar igen og igen, kan de komme til at kede sig, blive frustrerede og være mindre opmærksomme på detaljer.

Ved at implementere dåsebeskeder kan de imidlertid hurtigt løse ofte stillede spørgsmål og gå videre til andre mere udfordrende forespørgsler, der kræver kritisk tænkning. Som sådan er brug af dåsebeskeder den bedste måde at forhindre udbrænding af medarbejdere på og sikre, at dine medarbejdere forbliver engagerede og glade for deres job.

Vidensbaserede ressourcer

Se, hvordan dåsebeskeder kan hjælpe dit supportspil. Lær om det ved at tjekke vores vidensbaseartikler, blogindlæg og akademi og ordliste.

• Hvorfor er dåsebeskeder vigtige & hvordan man bruger dem

• Sådan oprettes og bruges dåsebeskeder i LiveAgent

• Macro [Forklaret]

• Dåsebeskeder [Forklaret]

• Dåsebeskeder: Hurtig begynder-vejledning

• Foruddefinerede svar – Funktionsside

Er du parat til at besvare ofte stillede spørgsmål med et enkelt klik?

Maksimer medarbejder-effektiviteten ved at oprette dåsebeskeder for alle de ofte stillede spørgsmål, du modtager. Prøv det i dag med vores gratis, altomfattende 14-dages prøveversion. Intet kreditkort er påkrævet.