Tidsregistrering

Hvorfor skal du spore arbejdstid?

Det er vigtigt at spore arbejdstid, fordi det giver dig et overblik over både dit og dit teams:

• Funktionsevne
• Samlede produktivitet
• Effektivitet
• Mængden af opgaver

Med tidsregistreringsværktøjer er det nemt at afgøre, om du og dit team fokuserer på at løse de rigtige problemer. Ofte kan tidsregistreringsværktøjer vise, at mange opgaver, der tager tonsvis af tid, kan forenkles eller automatiseres.

Hvis du f.eks. ser, at dine supportmedarbejdere bruger meget tid på at svare på de samme slags spørgsmål, kan det være nyttigt at oprette foruddefinerede svar templates eller dåsesvars.

Desuden, hvis du ser, at nogle agenter tager alt for lang tid på de grundlæggende opgaver, kan det være en indikation af, at de er uproduktive og sløve til lægge flere timer til. Dette kan selvfølgelig undgås ved at kende dit teams gennemsnitlige ekspeditionstid.

Hvordan kan du bruge tidsregistreringsværktøjet i LiveAgent?

LiveAgents indbyggede tidssporingsværktøj sporer den tid, som dine supportmedarbejdere bruger på at løse billetter fra kontaktformularer, email, sociale medier, kundeportalindsendelser, live chats, og opkald.

Hvordan fungerer LiveAgent-tidsregistreringsværktøjet?

Når funktionen er slået til, sporer den automatisk, hvor meget tid hver agent brugte på at løse individuelle billetter. Bemærk venligst, at systemet kun sporer det tidspunkt, hvor en agent aktivt arbejder på en billet. Det betyder, at billetten skal have være:

• Åbnet af en agent
• Set af en agent
• Bearbejdes af en agent (agenten skal skrive, klikke eller i det mindste flytte musen)

Hvis agenten er inaktiv i mere end 30 sekunder, stopper tidsregistreringen. Desuden, hvis agenten skifter til en anden billet eller til en anden browserfane eller applikation, stopper sporingen også.

Hvis dine agenter ofte arbejder i forskellige faner/applikationer, kan det være bedst at tvinge et manuelt input fra dine agenter. Hvis dette er tilfældet, kan du aktivere en indstilling, der vil tvinge dine agenter til manuelt at indsende mængden af ​​tid, de brugte på at løse hver enkelt billet.

Sådan opretter du tidsregistrering i LiveAgent

1. Log ind på LiveAgent.
2. Klik på Konfiguration (tandhjulsikon i venstre menulinje).
3. Klik på System.
4. Klik på Plugins.
5. Find Tidssporingspluginnet og klik på knappen Aktiver button.

6. Systemet vil bede dig om bekræftelse. Klik på Ja.

7. Systemet vil bede dig om en anden bekræftelse for at genindlæse LiveAgent-applikationen. Klik på Ja.

8. Når du ser, at plugin’et er grønt (som vist nedenfor), er det blevet slået til.

9. Klik på Konfiguration igen.
10. Klik på System.
11. Klik på Tidsregistrering.
12. Hvis du vil tvinge dine agenter til manuelt at indtaste deres arbejdstid for hver billet, (som vist nedenfor) klik på afkrydsningsfeltet og klik på Gem.

Tidsregistrering og rapportering

Hvis du vil se alle de tidsrapporter, som systemet har sporet, og som dine agenter har indsendt, kan du klikke på Rapporter (i venstre menulinje) og vælge Tidsrapport.

Du kan filtrere din rapport efter et bestemt tidsinterval, i henhold til agent, billet, kunde, virksomhed, rapportdato, faktureringsdato og indtastningstype (manuel, automatisk). Du kan også eksportere alle Tidsrapporter til en CSV-fil for at gøre det nemmere at dele med øverste ledelse.

Hvis du eller dine agenter ikke har markeret deres arbejdstid som faktureret ved hjælp af manuel indtastning, kan du gøre det her ved at klikke på Rediger. Dette er især nyttigt, hvis du fakturerer dine kunder for den support, du yder.

Fordele ved tidsregistrering

Forbedret produktivitet og effektivitet

Tidsregistrering er et fantastisk værktøj til at forbedre agentens produktivitet og effektivitet. Indsamling af data på denne måde kan hjælpe dig med at skabe handlekraftig indsigt til forbedring af supportprocesser via automatiseringsregler eller integrationer. Det kan også hjælpe dig med at identificere agenter, der har brug for mere træning.

Det er vigtigt at forbedre agenteffektiviteten og produktiviteten, fordi jo mere produktive dine medarbejdere er, jo mere tid og penge sparer du. Medarbejdernes produktivitet påvirker også kundetilfredsheden og kundeafgang.

Hvis dine agenter kan klare billetter i et relativt hurtigt tempo, vil dine kunder være tilfredse med din service (da ingen kan lide at vente på svar eller problemløsning).

Ansvarlighed for ydeevne

Det er vigtigt at holde dine medarbejdere ansvarlige, og tidsregistreringsværktøjer kan hjælpe dig med netop det. Hvis nogle agenter bruger afsindigt meget tid på at besvare lette spørgsmål/billetter, ved du, at du skal tale med dem om deres præstationer.

Alternativt, hvis du ser, at nogle af dine agenter reagerer for hurtigt på billetter, men har tonsvis af dårlige bedømmelser og feedback fra kunder, kan det være en indikation af, at de ikke fokuserer på at besvare billetterne grundigt, og blot ønsker at ‘få det overstået’.

Som sådan kan tidsregistreringsværktøjer give dig indsigt i din medarbejders præstation.

En afbalanceret arbejdsbyrde for dine agenter

Sidst, men ikke mindst, kan tidsregistreringsværktøjer hjælpe dig med at skabe en afbalanceret arbejdsgang for dine agenter. Da hver agent har et forskelligt arbejdstempo, kan du studere deres præstationsrapporter over tid og justere antallet af indgående opkald/chats, de vil blive prioriteret til at modtage.

Nogle agenter trives i et tempofyldt miljø med en høj billetmængde, mens andre bliver stressede og bryder sammen. Det er vigtigt at kende din agents arbejdsstile og justere i overensstemmelse hermed.

Videnbaseressourcer

Hvis du vil lære mere om tidsregistrering og relaterede emner, så tjek vores videnbaseressourcer.

• Sådan konfigurerer du tidsregistrering
• Integrering af Clockify
• Få mere at vide om præstationsrapporter
• Få mere at vide om agent rapporterer
• Få mere at vide om tilgængelighedsrapporter

Er du klar til at begynde at spore agentens arbejdstid?

Spor agentens arbejdstid med lethed. Tilmeld dig vores gratis 30-dages prøveperiode og se, hvor nemt det er. Start din gratis prøveperiode i dag. Intet kreditkort påkrævet.