Automatiserede opkaldssystemer

Virksomheder kan bruge en automatisk opkaldstjeneste til at sende en forudindspillet besked til tusindvis af leads og kundeemner med henblik på kvalificerende eller salgsmæssige formål. De kan endda sende en påmindelse om en begivenhed, eller en nødbesked til hele deres kontaktliste, inklusive teammedlemmer.

Derudover hjælper automatiserede telefonsystemer virksomheder med at levere relevante telefonsvarerbeskeder til kundesupportopkald.

Hvordan fungerer et automatiseret opkaldssystem?

Et automatiseret opkaldssystem fungerer både som et indgående opkaldssystem og et automatiseret system til styring af udgående opkald.

Indgående opkaldssystemer giver dig mulighed for at optage en unik lydbesked til forskellige kundeproblemer, så enhver opkalder kan vælge fra dine menuindstillinger og løse et specifikt problem. De kan vælge at dirigere opkald til tilgængelige agenter, hvis en bestemt besked ikke løser problemet. Derudover tilbyder nogle systemer en automatisk tilbagekaldsmulighed, som giver kunderne mulighed for at anmode om et tilbagekald fra en agent på et senere tidspunkt.

Desuden kan du bruge disse automatiske opkaldssystemer til at sende en forudindspillet besked til enhver på din kontaktliste, uden at dine agenter skal ringe til dem.

Sådan fungerer automatiske telefonmenusystemer:

• De afspiller en indtalt besked, når en kunde ringer til en virksomheds lokale eller gratisnummer.
• Kunden kan vælge en passende menumulighed ved at vælge et tilsvarende nummer for at løse problemet eller få live agentsupport.
• Nogle inkluderer interaktive voice response systems, der giver kunderne mulighed for at tale om problemet i stedet for at trykke på en knap.
• Udgående opkald foregår i en omvendt rækkefølge. Det automatiske beskedsystem foretager et opkald og afspiller enten en optaget besked eller forbinder den opkaldte til en agent, når den registrerer en stemme. Ellers bruger den funktionen “Send besked automatisk på voicemail”.

Disse brugerdefinerede telefonmenusystemer understøtter forskellige tredjepartsintegrationer. For eksempel kan du integrere din med CRM (Customer Relationship Management) software for at opdele, score og spore dine kundeemner.

Hvad er funktionerne ved automatiserede opkaldssystemer?

De mest bemærkelsesværdige funktioner i automatiserede opkaldssystemer omfatter:

• Tilpassede opkalds-ID’er – Når du har bekræftet et gyldigt telefonnummer, kan du tilpasse dit opkalds-ID, så dine kunder ved, hvem der ringer til dem.
• Tilpasset firmahilsen – Du kan byde hvert opkald velkommen med en tilpasset besked.
• Masseudsendelse af talebeskeder – Disse agentløse opkaldssystemer gør det muligt for virksomhedsejere at foretage samtidige opkald til en hel liste af kontakter.
• Planlægning af opkald – Virksomheder kan sætte en specifik dato og tid for hvert udgående opkald.
• Voicemail-registrering – Hvis en telefonsvarer eller voicemail-tjeneste besvarer et opkald, afspiller det automatiske opkaldssystem beskeden efter tonen.
• Voicemail-til-sms – Systemet kan sende en sms, hvis den opkaldte ikke har en voicemail-mulighed.
• Automatiske svartjenester – Du kan optage meddelelser for at imødegå fælles kundeproblemer.
• Tilpassede routingregler – Du kan dirigere dine opkald baseret på CRM eller helpdesk-data for at nyde godt af automatiseret leaddistribution og give problemfri kundesupport. Du kan indstille færdighedsbaseret routing med fokus på agenters score eller tidsbaseret routing i forbindelse med deres arbejdstid.
• Analyse i realtid – Et live dashboard med overvågning i realtid og rapporteringsfunktioner kan give dig indsigt i den gennemsnitlige svartid, agentpræstation og mere.
• Avancerede funktioner – De fleste systemer tilbyder avancerede funktioner såsom optagelse af opkald, videokonferencer, mødeoptagelse og transskriptioner, automatisk tilbagekald, transskriptioner af voicemail, omstilling af opkald, meningsmålinger og undersøgelser.

Hvad skal man undgå, når man bruger automatiserede opkaldssystemer?

En dårlig menu er en af ​​de værste ting, et automatiseret opkaldssystem kunne have. Det kan betyde vrede kunder og kan få dem til at ville skifte over til en anden tjeneste.

Din menu skal være kortfattet og tilbyde muligheder, der passer til forskellige situationer. Undgå lange hilsner, forkerte muligheder og for mange valg, der kan forvirre kunderne.

Dæmpet musik og en akavet brugergrænseflade kan også ødelægge brugeroplevelsen. Dine opkaldere bør ikke bukke og springe for at få den nødvendige støtte, og de bør heller ikke lytte til den samme sang på repeat, mens de venter. Hvis du beslutter dig for at spille musik, så lad dem, der ringer, vælge deres yndlingssange for at forbedre deres tilfredshed.

Hvad er fordelene ved at bruge automatiserede opkaldssystemer?

Hvis du bruger et automatisk opkaldssystem, vil du nyde godt af disse fordele:

• Tidsmæssig effektivitet – Automatiske telefonopkald til en lang liste af telefonnumre kan spare kostbar tid, hvilket øger dine agenters effektivitet og produktivitet.
• Omkostningsbesparelser – Takket være ubegrænsede opkald og overkommelige priser kan du spare penge på udgående opkald, mens du betjener kunder over hele verden. Automatisk besvarelse reducerer dine agenters vagttid og reducerer desuden dine omkostninger.
• Kortere svartid – En relevant forudindspillet besked kan besvare kundeforespørgsler hurtigt.
• Kundetilfredshed – Enhver kunde kan overføre opkaldet til en live agent for at løse komplekse problemer.
• Lead nurturing – Telefon ACD giver dig mulighed for problemfrit at følge op med leads og øge omdannelsessrater og salg. Du kan generere en detaljeret rapport for hvert opkald og integrere systemet med tredjepartsapps som CRM eller help desk software.
• Bedre teamkommunikation og samarbejde – Mange systemer tilbyder teammeddelelser og interne opkaldsfunktioner til strømlinet kommunikation og samarbejde. De fleste tilbyder ubegrænset lagerplads til opkaldsoptagelser, beskeder og delte dokumenter.

Hvor meget koster automatiserede opkaldssystemer?

Automatiserede opkaldssystemer er omkostningseffektive løsninger, der ikke kræver hardware- eller softwareinstallationer.

Afhængigt af udbyderen kan du få en grundlæggende plan, der starter ved cirka $20 pr. bruger pr. måned, men den kan have begrænset kapacitet. Nogle udbydere opkræver næsten $200 pr. bruger/måned for en avanceret plan. Nogle opkræver månedlige minutgebyrer, mens andre giver ubegrænsede minutter og sms’er.

Hvis du får en årlig prisplan, får du muligvis en årlig prisrabat. En mængderabat er også mulig for mange ekstra brugerkonti.

LiveAgent er muligvis en af de billigste. Starter ved $49/agent/måned og tilbyder 180+ funktioner, det er den billigste plan.

Det er en premium, altomfattende plan, som du betaler på en pay-as-you-go«-basis, så der er ingen årlige planmuligheder. Det kræver ingen kontrakt eller opsætningsgebyrer, og du kan opgradere eller annullere når som helst og få en gratis 30-dages prøveperiode (intet kreditkort påkrævet) for at undersøge funktionerne.