Content management vs knowledge management

Den moderne digitale tidsalder får os til at forstå vigtigheden af ​​at udnytte informationsteknologiens magt. I forbindelse med håndtering af værdifulde data dukker begreberne content management og knowledge management op ret tit. Denne artikel har til formål at kaste lys over nøgleforskellene og de måder, de er forbundne, for at drive virksomhedsvækst.

Hvad er content management?

Content management, ofte omtalt som CM, er en række processer, der understøtter indsamling, styring og udgivelse af information i enhver form eller medie. I de senere år har content management overvejende været forbundet med digitalt indhold såsom blogindlæg på forskellige hjemmesider og stykker af indhold på sociale medieplatforme.

Så hvad betyder det i forhold til reel brug? Content management sikrer, at det rigtige indhold er tilgængeligt for de rigtige personer på det rigtige tidspunkt. Dette involverer at skabe, redigere, organisere og levere indhold på en måde, der er effektiv og brugervenlig.

Content management kan være et uvurderligt værktøj for alle, der skal håndtere en stor mængde information, hvad enten det er tekst, billeder, videoer eller andre former for data.

Hvad er knowledge management?

Knowledge management, også kendt som KM, har en mere helhedsorienteret tilgang, der involverer skabelse, deling, brug og styring af viden i en virksomhed. Det handler ikke kun om at administrere indhold, men også om at udnytte dette indhold til at forbedre effektiviteten, medarbejdernes produktivitet og beslutningstagning.

Knowledge management er en integreret forretningsproces for virksomheder, der ønsker at få mest muligt ud af deres samlede ekspertise. Dette omfatter virksomheder, men omfatter også offentlige myndigheder, forskningsinstitutioner og andre virksomheder med en videncentreret tilgang.

Content management vs. knowledge management sammenligning

Selvom content management og knowledge management kan virke ens, tjener de forskellige formål og spiller unikke roller i en virksomhed. At forstå deres vigtigste forskelle er afgørende for, at virksomheder kan administrere deres information effektivt og udnytte dem til at drive vækst og innovation.

1. Fokus og formål

Som førnævnt, er content managements væsentligste opgave oprettelse, organisering og udgivelse af digitalt indhold. Det har til formål at strømline processer til oprettelse af indhold, sikre ensartethed og tilgængelighed på tværs af forskellige platforme.

Rammerne for Knowledge management fokuserer på den anden side på at indsamle, organisere og dele viden i en virksomhed ved hjælp af knowledge management software og interne og eksterne vidensbaser.

Indholdsstykker, der ofte findes i en virksomheds vidensbase og andre knowledge management lagre, indeholder vejledninger, logfiler over løste kundeproblemer og tekniske omfattende vejledninger. Knowledge management har til formål at forbedre samarbejdet, forbedre beslutningstagningen og fremme innovation ved at udnytte samlede intern ekspertise.

2. Omfanget af oplysninger

Content management, herunder tekst, billeder, videoer og andre medier, har at gøre med struktureret og ustruktureret indhold. Det fokuserer på at administrere indhold gennem hele dets livscyklus, fra oprettelse til arkivering, ved hjælp af vigtige sociale medie-kundeserviceværktøjer.

Knowledge management omfatter en bredere vifte af information, herunder eksplicit viden (såsom dokumenter og databaser) og implicit viden (såsom erfaring). Det har til formål at indfange og distribuere begge typer viden til gavn for virksomheden som helhed.

3. Informationsstruktur

Content management systems organiserer indhold baseret på foruddefinerede taksonomier, kategorier eller tags. Det sikrer, at indhold er let søgbart og tilgængeligt for brugerne.

Knowledge management softwarefunktioner fokuserer på at indfange og strukturere kollektiv viden, så den afspejler dens kontekst og forhold. De bruger teknikker såsom vidensgrafer, ontologier og semantiske netværk for nemt at muliggøre videnshentning fra en enkelt platform.

4. Brugerroller og bidrag

Content management involverer roller som indholdsskabere, editors og udgivere. Hver af disse roller bidrager til oprettelse og vedligeholdelse af indhold. I mellemtiden er brugerne primært dem, der forbruger indholdet.

I modsætning hertil ser knowledge management hvert medlem af en virksomhed som et aktiv med viden de kan bidrage med. Denne tilgang tilskynder til aktiv deltagelse fra alle medarbejdere, uanset deres specifikke roller. Knowledge managements-processen lægger vægt på videndeling, samarbejde og kollektiv læring.

5. Arbejdsgang og samarbejde

Enterprise content management-systemer inkluderer ofte arbejdsgangsfunktioner for at lette indholdsoprettelse, gennemgang og godkendelsesprocesser. Samarbejde er typisk begrænset til indholdsoprettelse og redigering.

På den anden side prioriterer knowledge management systemer samarbejde og fremmer en kultur for deling og udbredelse af viden. De tilbyder værktøjer til collaborative authoring, diskussionsforum og sociale netværk for at tilskynde til en aktiv deltagelse.

6. Kontekstualisering og relevans

Når det gælder content management, fokuserer det på at levere relevant indhold til brugere, baseret på foruddefinerede kriterier, såsom søgeforespørgsler eller brugerpræferencer. Det har til formål at give potentielle kunder personligt tilpassede oplevelser og optimere indholdslevering.

Knowledge management sikrer, at informationen i de interne vidensbaser er relevant og gælder i de konkrete situationer. Det bruger den praktiske erfaring til at levere vejledninger og andet nyttigt indhold til hele virksomheden.

7. Langsigtet værdi og læring

Content management fokuserer primært på at levere information til brugerne i nuet. Selvom indhold kan arkiveres, er dets langsigtede værdi ofte begrænset til historiske referencer.

Knowledge management systemer har dog til formål at indsamle og bevare forretningsviden og sikre dens langsigtede værdi. De letter løbende læring, hvilket gør det muligt for medarbejderne at bygge videre på eksisterende viden og undgå at skulle genopfinde hjulet.

8. Relevante redskaber

Når man taler om content management, kommer man til at tænke på værktøjer som WordPress. En sådan løsning er et flagskibsværktøj til content management, der giver brugerne mulighed for at oprette, administrere, gemme og udgive indhold i forskellige websteder.

På den anden side, når det gælder knowledge managementsværktøjer, kan vi tale om LiveAgents eksterne og interne vidensbase builder eller endda Confluence. LiveAgent er mere en robust og alsidig løsning, men begge disse knowledge management softwaresystemer hjælper med at muliggøre internt samarbejde, dokumentation og projektstyring.

Content management vs knowledge management eksempler

For at omsætte teorien til praksis, lad os se på nogle konkrete eksempler på content management og knowledge management, som du måske allerede er stødt på.

Wikipedia

Wikipedia er et glimrende eksempel på både knowledge management og content management. Det er en samarbejdsplatform, hvor brugere bidrager med vidensartikler og om forskellige emner.

Platformen bruger content management til at organisere og kategorisere artikler, hvilket sikrer, at information præsenteres på en struktureret og tilgængelig måde.

Adobe

Adobe tilbyder kreativ software og marketingløsninger. De bruger knowledge management til at muliggøre samarbejde mellem medarbejdere globalt, og deler ekspertise og indsigt.

Content management er også afgørende for Adobes marketingplatforme, hvor de administrerer og distribuerer indhold til forskellige kanaler, hvilket sikrer konsekvent kommunikation og brandrepræsentation. Nedenfor kan du se en sammenligning af deres content management and knowledge managements-sider.

Har du brug for content management eller knowledge management?

En blomstrende virksomhed burde helst bruge begge dele. I dagens landskab, er det at skabe, organisere, opbevare og levere information blevet lidt af en kunstform. Af den grund får de fleste virksomheder mest ud af at have en pålidelig strategi for content management og knowledge management på plads. Her er nogle grunde til, hvorfor dette er tilfældet:

Content management kan give dig:

• Strømlinet informationsstrømme: Både content management og knowledge management systemer sikrer en jævn informationsstrøm i virksomheden. Dette hjælper med at reducere redundans og forbedre effektiviteten.
• Improved collaboration: Disse systemer fremmer samarbejde mellem medarbejdere ved at tilbyde en platform til nemt at dele og få adgang til information.
• Konsekvent budskab: Content management sikrer, at virksomhedens budskaber er konsistente på tværs af alle platforme, hvilket er afgørende for at bevare brandidentiteten.
• Omkostningseffektivitet: Hjælper med at reducere driftsomkostningerne ved at automatisere forskellige opgaver med hensyn til indholdsoprettelse, distribution og lagring.
• Overholdelse af lovgivningen: Content management systemer hjælper med at opretholde registreringer og dokumenter i henhold til regulatoriske krav, hvilket reducerer risikoen for manglende overholdelse.
• Kundetilfredshed: Ved at give nøjagtige og rettidige oplysninger hjælper disse systemer med at forbedre kundeservice og -tilfredshed.
• Skalerbarhed: Begge systemer er skalerbare og kan vokse med virksomheden, hvilket sikrer, at virksomhedens informationsstyringsbehov altid bliver opfyldt.

Knowledge management kan give dig:

• Forbedret beslutningstagning: De giver nøjagtige, opdaterede og omfattende detaljer, som hjælper med at kunne træffe velinformerede beslutninger.
• Opbevaring af viden: Knowledge management hjælper med at bevare medarbejdernes værdifulde viden, som kan gå tabt, når de forlader virksomheden.
• Øget produktivitet: Ved at give nem adgang til information og reducere den tid, der bruges på at søge efter data, øger disse systemer den samlede produktivitet.
• Konkurrencefordele: Knowledge management hjælper med at opnå en konkurrencefordel ved at bruge virksomhedens samlede viden og ekspertise.
• Innovation: Knowledge management fremmer innovation ved at tilskynde til deling af ideer og bedste praksis i virksomheden.
• Risk management: Hjælper med at identificere og håndtere risici ved at give et samlet overblik over virksomhedens viden og indhold.

Hvilke slags content management og knowledge management systemer er der?

Her er de forskellige typer content management og knowledge management systemer:

Content management systemer:

Web content management system (WCMS): Disse systemer bruges til at administrere og udgive indhold på websteder. De giver brugerne mulighed for at skabe, redigere, organisere og udgive digitalt indhold uden at kræve teknisk ekspertise. De mest udbredte eksempler inkluderer WordPress, Joomla og Drupal.

Enterprise content management system (ECM): Disse systemer er designet til at administrere en virksomheds ustrukturerede information, herunder dokumenter, billeder, videoer og andre digitale aktiver. Nogle eksempler omfatter SharePoint, OpenText Content Suite, og Documentum.

Document management system (DMS): Denne slags content management fokuserer specifikt på at administrere dokumenter gennem hele deres livscyklus. Nogle betydningsfulde eksempler inkluderer M-Files, Alfresco og LogicalDOC.

Digital asset management system (DAM): DAM-systemer bruges til at gemme, organisere og administrere digitale aktiver som billeder, videoer, lydfiler og andre medier. De giver værktøjer til metadatastyring, asset tagging og nem hentning. De mest almindelige er Widen Collective, Bynder og Adobe Experience Manager Assets.

Learning management system (LMS): Selvom de primært bruges til e-læring og træning, administrerer og leverer disse platforme også indhold. Du vil måske nikke genkendende til LMS-værktøjer såsom Moodle, Canvas og Blackboard.

Knowledge management systemer:

Enterprise knowledge management system: Disse systemer fokuserer på at indsamle, organisere og dele viden inden for en organisation. De inkluderer funktioner som dokumentdeling, ekspertkataloger, diskussionsforumer og bedste praksis-lagre. Nogle konkrete eksempler omfatter Confluence, IBM Watson Knowledge Center og Bloomfir.

Collaborative knowledge management system: Disse systemer lægger vægt på samarbejde og informationsdeling mellem teammedlemmer. De inkluderer ofte funktioner som wikis, blogs, diskussionsforum og realtidssamarbejdsværktøjer. De mest kendte softwareløsninger omfatter LiveAgent, MediaWiki og Tiki Wiki.

Expertise location system: Disse knowledge managementsværktøjer hjælper brugere med at finde eksperter i en organisation, baseret på deres færdigheder, vidensområder og erfaring. De hjælper med at forbinde individer, der har brug for information med dem, der har denne ekspertise. Konkrete eksempler på expertise location knowledge management værktøjer omfatter Swoop, Talla og ProFinda.

Content curation system: Denne slags KMS hjælper med at vælge, organisere og præsentere relevant information fra forskellige kilder. Det er især nyttigt for at skabe vidensbaser, nyhedsbreve eller ressourcebiblioteker. Du genkender måske Scoop.it, Flipboard og Pearltrees.

Semantic knowledge management system: Disse systemer bruger semantiske teknologier til at registrere og organisere viden, baseret på forholdet mellem begreberne. De øger nøjagtigheden af søgningen og muliggør en bedre kontekstuel forståelse af informationen. Gode eksempler omfatter PoolParty Semantic Suite, TopQuadrant og Synaptica.

Case-based reasoning system: Denne type KMS gemmer og henter løsninger på tidligere problemer eller sager. Det hjælper brugerne med at finde relevante løsninger ved at matche aktuelle problemer med lignende sager fra før. Værktøjer, du kan finde i denne kategori, omfatter Coveo, IntraFind og Primedius.

Innovation management system: Disse systemer fremmer udveksling af ideer, samarbejde og innovation i en organisation. De inkluderer ofte værktøjer til at indsamle ideer, evaluere dem og implementere de mest lovende. Ofte brugte innovation managementsværktøjer er Spigit, IdeaScale og Brightidea.

Husk, at disse kategorier kan overlappe, og nogle systemer kan indeholde funktioner fra flere typer.

Kan disse systemer integreres med hinanden?

Et enkelt svar er ja, det kan de. Ved at integrere begge systemer kan du skabe en mere omfattende og effektiv løsning til styring af både content and knowledge i en virksomhed. For at opnå en sådan integration skal du vælge systemer, der er kompatible og leverer API’er eller andre måder at forbinde og kommunikere mellem de to systemer på.

Har virksomheder brug for både content og knowledge management systemer?

Et andet enkelt svar er ja. I mange tilfælde oplever virksomheder, at integration af begge systemer kan forbedre deres overordnede information managementsstrategi. Selvom det afhænger af størrelsen af ​​en virksomhed og former for operationer, skaber kombinationen af content management og knowledge managementsstrategi en mere holistisk tilgang til styring af virksomhedsdata.