Live chat for uddannelsesinstitutioner og ikke-statslige organisationer

At danne personlige forbindelser er en af hjørnestenene i uddannelsesinstitutioner og ikke-statslige organisationer. De er afhængige af interesser, omdømme og støtte fra studerende, donorer eller interessenter.

Digital kommunikation åbnede en dør til nye muligheder for studerendes onboarding, planlægning og fundraising strategi.

Live chat er et ideelt værktøj for enhver institution, der vil modernisere sin kundeservice og skabe langvarige forhold.

Hvad er live chat? 

Hvis du undrer dig over, lige præcist hvad live chat er, kan vi opdele det i tre væsentlige komponenter, der danner én komplet kommunikationskanal.

• Live chat software 
• Live chat værktøj
• Live chat support

Live chat software er en del af en kompleks, omnichannel help desk software der omfatter billettering, call center, sociale medienetværk, vidensbase, kundeportal og mange flere.

Live chat software tilbyder mange funktioner, som kundeservice kan bruge, hvilket giver dem en fordel i forhold til andre kommunikationskanaler, når de håndterer online-forespørgsler.

Live chat værktøjet er et browserbaseret beskedvindue, der aktiveres, når der klikkes på en chat-widget, også kendt som chatknappen. Det er en fuldstændig indstillelig og brugervenlig funktion, som er nem at integrere på din hjemmeside.

Hver knaps foruddefinerede stilposition, animation og så videre kan findes i chatknapgalleriet eller oprettet helt fra bunden ved at implementere din egen kode.

Integrer chatknappen på dine målsider, såsom Tilmeld dig, FAQ eller Donationer, og se de positive resultater.

Live chat support er en tjeneste, som organisationen leverer eksternt til offentligheden eller internt til sine medarbejdere. Det er den hurtigste måde at hjælpe enhver online-webstedsbesøgende, der kræver det, da hver session udføres i realtid med en menneskelig chat-medarbejder i stedet for en chatbot.

Hvad er fordelene ved live chat frem for telefon eller e-mail?

Lad os være ærlige; hverken telefon eller e-mail vil blive forældet i den nærmeste fremtid. Faktisk er de stadig en foretrukken kanal for adskillige kunder. Det er der mange grunde til, men der er ingen tvivl om, at live chat er vokset i popularitet, siden det blev en norm at bruge internettet til kommunikation.

Millenniumgenerationen har især taget live chat-software til sig. Over 63 % af millennials foretrækker at få besvaret deres grundlæggende kundesupportforespørgsler via livechat.

Efterhånden som den moderne chatsoftware bliver mere sofistikeret, er dens fordele i forhold til telefon eller e-mail blevet mere tydelige.

Så hvad er disse fordele?

Lad os se på de tre bedste.

• Den reducerede gennemsnitlige ventetid. Både telefon og e-mail kræver en betydelig indsats fra brugeren for at kommunikere. Så kommer de til at vente i kø i telefonen for at komme til agenten eller skrive og vente på svaret. Livechat er ikke kun øjeblikkelig, men agenter kan også vedhæfte alle mulige nødvendige filer, såsom onboarding-dokumenter eller aftaler.

• Multitasking. Agenter forstår den kamp, det kræver at skifte mellem telefoner eller e-mail for hele tiden at hjælpe deres kunder. Live chat-operatører kan nemt håndtere flere chats uden at bryde deres koncentration for at udføre opgaver i baggrunden.

Resultatet? Lavere driftsomkostninger og øget ROI, da du ikke behøver at ansætte store teams for at håndtere dine kommunikationskanaler. En stor fordel for både EDU og NGO institutioner, da de ofte kører på et stramt budget.

Hvis anmodningerne om chats bliver for meget at håndtere, kan dine administratorer altid konfigurere antallet af chats, som en specifik agent kan udføre på samme tid, eller den generelle maksimale kølængde. 

• . At blive overvældet af indgående opkald eller e-mail er noget, der er alt for velkendt for alle dem, der arbejder i kundeservice. Ikke nok med det, men telefon- eller e-mail-forespørgslerne tager generelt længere tid at løse. At have mulighed for at kontakte dit supportteam direkte fra webstedet kan reducere antallet af supportbilletter. Det er fordi supportmedarbejdere kan løse henvendelsen på stedet i langt de fleste tilfælde.

Alt dette er muligt med live chat, da al kommunikation foregår fra din computer, mens dine kunder eller stamkunder browser din hjemmeside.

Du behøver ikke engang have en computer. Livechat er optimeret til mobiler og andre sådanne enheder, så dit team kan svare fra hvor som helst på hvilken som helst platform.

Hvad er fordelene ved at bruge live chat for EDU- og NGO-institutioner?

Undervisningsindustrien og forretningsvirksomheder har oplevet betydelige ændringer i deres marketings- og servicestrategier i de senere år. Den vigtigste drivkraft er teknologi. Efterhånden som det blev nemmere at skabe en forbindelse på et globalt plan, voksede interessen fra internationale studerende eller organisationer.

Effektiv kommunikation er nøglen til opbygning af loyalitet.

Live chat fordele for EDU:

• Hjælp eleverne med ansøgninger, registreringer eller andre procedurer
• Rådgivning i realtid
• Forslag til forskellige kurser
• Styrket tillid til din uddannelsesinstitution og dens elever
• Forbedret elev- og forældreengagement
• Flere ansøgninger og tilmeldinger

Live chat-fordele for NGO-institutioner:

• Øget engagement med donorer
• Tilpas forskellige generationstilgange
• Stabil donorstøtte til gengæld for positiv serviceoplevelse
• Den forbedrede forståelse mellem dine donorer og din organisation
• Indsamling af data til din næste fundraisingstrategi
• Guide dine donorer gennem forskellige stadier af deres beslutningstagning, for eksempel under donationsprocessen.

Hvilke funktioner i live chat kan EDU- og NGO-institutioner bruge i deres kundesupportstrategi?

• Universal indbakke

Det er vigtigt at holde styr på de individuelle eller virksomheds donorer eller studerendes oplysninger og profiler som en del af din næste fundraising-, interessent- eller tilmeldingsstrategi.

Hver chatsession konverteres til billetter og gemmes i en universel, delt indbakke. Dine chatagenter kan indsamle og gemme data fra samtalerne takket være en indbygget CRM. Enhver agent vil være i stand til at svare, da de vil have alle de nødvendige oplysninger klar og tilgængelig til enhver tid.

• Proaktiv chatinvitation:

En af de mest essentielle og multifunktionelle funktioner, proaktiv chatinvitation, er en tidsbestemt pop-up-meddelelse, der vises på et websted som en brugerdefineret invitation eller introduktion.

Ved at overvåge den nuværende webadresse for livechatbesøgende, kan du kontakte dem og tilbyde en hjælpende hånd. Agenter kan oprette enkelte eller flere invitationer eller slå dem helt fra, hvis alle agenterne er involveret i andre chats.

• Indtastningsvisning i realtid

En valgfri, men nyttig funktion for agenter, der foretrækker at være et skridt foran kunderne. Under chatsamtalen, kan agenten se, hvad de skriver, og forberede svaret, før kunden klikker på send.

•  Dåsesvar 

Dåsesvar strømliner arbejdsgangen ved at bruge gemte og foruddefinerede korte tekstsvar på de mest almindelige spørgsmål.

• Chat distribution 

Chat routing er afgørende, hvis chatten skal nå den rigtige afdeling på et relevant fakultet eller kampagneprojektteamet. Agenter eller chatadministratorer kan vælge mellem tre foruddefinerede routemuligheder for at sikre hurtig og præcis kommunikation:

• Tilfældig tildeling
• Ring til alle
• Max udnyttelse

• Tags

Tags kan enten tilføjes manuelt eller automatisk til bestemte ord eller sætninger og derved skabe en brugerdefineret arbejdsgang for en individuel agent.

• Post chat undersøgelse

Tillader input og feedback fra kunder og rangering af agentens effektivitet eller den generelle tilfredshed med en chatsession.

• Multisprog chat 

Studerende, vælgere eller donorer kan komme fra ethvert hjørne af verden. Livechat giver din institution mulighed for at blive virkelig global ved at bruge de sprogtilpasselige widgets.

• Video chat 

For at give din kundeservice et endnu mere personligt præg, skal du bruge video og chat samtidigt. Indstil det på samme måde som chat-knappen ved at placere live chat-videoknappen på din hjemmesides specifikke sider.

Hvis du gerne vil se alle vores overkommelige planer, der tilbyder yderligere funktioner, skal du gå over til vores prisside. 

Hvad er retningslinjerne og reglerne for en chatsamtale?

Chat-samtalerne varierer afhængigt af situationen, men nogle protokoller og regler skal følges i onlinekommunikation.

Enkeltpersoner eller gruppevis, skal enhver chat-medarbejder besidde et komplet udvalg af kundeservicefærdigheder, der spænder fra hårde færdigheder som computerfærdigheder, grammatikfærdigheder eller skrivehastighed til bløde færdigheder som empati og tålmodighed. Alle disse udgør en komplet online chat-etikette. 

Live chat-samtaler er en hurtig udveksling af information, så agenterne skal være eksperter i emnet. Implementering og vedligeholdelse af en vidensbase kan tjene som en fantastisk kilde til information for agenter og de kunder, der foretrækker selvbetjening i stedet for traditionel support.

Kan outsourcing af deres kundesupport bringe overskud til EDU- og NGO-institutioner?

Det bliver mere og mere almindeligt for en virksomhed eller en institution at outsource deres kundeserviceteams.

De primære motivationsfaktor er tidsstyring, budgetproblemer og arbejdsbyrdefordeling. De fleste EDU- og NGO-institutioner beskæftiger ikke kæmpestore supportteams eller arbejder døgnet rundt, så deres supporttimer er begrænsede. Heldigvis findes der specialiserede centre netop af den grund.

Få mere at vide om fordelen ved at outsource din LiveAgent-konto her.

Hvordan integrerer man live chat-software på dit websted?

At integrere en live chat-knap på dit websted er lige så nemt som at lære 2+2=4. Når du tilmelder dig og modtager et login til din LiveAgent-konto, skal du blot kopiere og indsætte en kort HTML kode.

Ved du, hvad der ellers er fantastisk? Der er ikke behov for at downloade yderligere software. Men hvis du vil integrere med tredjepartssoftware, apps eller plugins for at forbedre din kundeserviceoplevelse, det er fuldt understøttet gennem Native eller Zapier integrationer .

Sikkerhed

Beskyt dine elevers og donorers data. LiveAgents kombinerede sikkerhedsfunktioner vil give dig fred i sindet, velvidende at alle deres data er sikre og sikrede.

Her er nogle af de sikkerhedsfunktioner vi tilbyder:

• BAN IPs
• Totrinsbekræftelse
• HTTPS-kryptering
• Flere datacentre
• GDPR
• API sikkerhed

Vidensbase

Som man siger, “Viden er magt.” Med det i tankerne bliver vores vidensbase løbende opdateret med nye oplysninger. Ikke kun det, men vi opfordrer også vores abonnenter til også at bidrage eller opbygge et fællesskab gennem vores kundeportal.